Calendrier minimaliste dans Excel

L’exercice suivant, qui contient une douzaine de chapitres s’applique à Microsoft Excel (parfois abrégé Ms Excel ou Ms XL, ou XL.) tel que je l’enseigne au pôle tremplin de Bruxelles Formation. Cet exercice présuppose que vous avez suivi les cours info1, info2, Buro1 et que vous ayez eu au moins un cours sur les bases de navigation dans Ms Excel. Attention, les copies d’écran ne sont là que pour vérifier que vous suivez les instructions ; pour faire l’exercice correctement concentrez vous avant tout sur le texte qui décrit les étapes, puis sur les copies d’écran pour vérifier que vous suivez correctement les instructions.

Ce chapitre 1 consiste seulement à ouvrir Microsoft Excel et sauver une document vide.

Ouvrez excel en cliquant sur son icône  dans le menu démarrer de windows. Passez éventuellement les fenêtres pop-up qui posent des questions. Commencez par enregistrer le fichier dans le menu Fichier/File, Enregistrer sous/Save as, puis parcourir. Dans le chemin, spécifiez \\dzeta\stgtransit\stéphane (Evidemment, ce chemin réseau ne fonctionne que dans l’enceinte des bâtiments de Bruxelles Formation et à condition d’être connecté au réseau) Pour le nom, nommez le fichier d’un nom reconnaissable pour que vous puissiez le retrouver plus tard.

Source: http://jexcellise.com/ce-quil-faut-savoir-avant-de-commencer/

Dans l’image ci-dessous, la copie d’écran en haut à gauche qui représente une petite croix noire permet de remplir automatiquement des cases adjacentes en déplaçant la souris tout en restant appuyé sur le bouton gauche de la souris.

 

Dans ce chapitre, vous allez définir les jours du mois sur l’axe des abscisses.

Vous découvrirez dans un chapitre ultérieur pourquoi il peut être une bonne idée de numéroter les jours jusqu’à 32 bien qu’il n’y ai que 29 à 31 jours possibles dans les mois de 2020.

Cliquez sur la cellule B2, écrire 1
Appuyez sur Tab pour déplacer le curseur vers la cellule C2 ou cliquez sur la cellule C2 
Q: quelles autres façons connaissez vous pour quitter le mode édition en cellule B2 et vous rendre en cellule C2
écrire 2

appuyez sur

cela sélectionne les cellules C2 et B2
Si les deux cellules B2 et C2 ne sont pas sélectionnées, c’est probablement que vous n’avez pas suivi les instructions avec suffisamment de précision… Heureusement vous connaissez au moins deux autres façons de sélectionner ces deux cellules.

Q: quelles autres façons connaissez vous pour sélectionner les deux cellules B2 et C2 ?

Avec ces deux cellules sélectionnées, déplacez votre curseur jusqu’a ce qu’il ne soit plus une croix blanche mais une croix noire (voir le chapitre 2 sur les curseurs) en bas de la cellule C2, et tirez à droite jusqu’a 32 en cliquant clic gauche/left click avec la souris et gardant le bouton de la souris enfoncée.
Q: sur quelle case vous trouvez vous lorsque vous voyez lâchez le clique gauche de la souris. (reponse: AG2)

 


Enfin tapez sur home/début pour revenir au début de votre feuille excel.
Q: remarquez la différence entre taper ctrl+home/début et taper home/début seul

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s 

Ce chapitre rappelle deux notions de navigation qui facilitent l’utilisation d’XL

Placez votre curseur en haut à gauche de la feuille Excel (où il y a le triangle)

Cliquez clic gauche/left click

Toutes les cellules sont alors sélectionnées. Remarquez au passage que la dernière cellule sélectionnée n’est plus nommée A2 mais A1

Placez le curseur de la souris entre deux lettres de façon à ce qu’il prenne la forme
et double cliquez clic gauche/left click (Voir le chapitre 2 sur les curseurs)

Le résultat doit ressembler à ceci

 

 

rappel: vous pouvez zoomer/dézoomer avec ctrl+molette/roulette

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Ce court chapitre montre comment adapter rapidement les largeur/hauteur dans une feuille entière.

Vous remarquez que les colonnes B à J sont un peu moins larges que les colonnes K à AG. La raison est que ces dernières contiennent des nombres de deux chiffres contre des nombres de un chiffre pour les neuf premières.
Une bonne pratique est d’égaliser tout ça.

Sélectionnez les colonnes B à AG avec votre souris (voir chap 2 les curseurs).
Placez le curseur entre les colonnes B et C, cliquez sur le clic gauche/left click et ne le relâchez que lorsque la largeur/width est de +/- 30 pixels.

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Dans ce chapitre, vous allez définir les mois de l’année sur l’axe des ordonnées.

Cliquez sur la cellule A3 ; cela désélectionne toutes les cellules  éventuellement sélectionnées et ne sélectionne que la cellule A3.
Ecrivez Janvier
En plaçant le curseur en bas à droite de la cellule A3, le curseur prend la forme d’une croix noire (voir chapitre 2 les curseurs).
En gardant le clic gauche/left click enfoncé, tirez vers le bas jusqu’à Décembre.

Cliquez sur la cellule A2, écrivez 2020 pour finir ce chapitre.

Voici un exemple du résultat possible (Office 2010 en Anglais):

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Ce chapitre est un prétexte pour apprendre ou revoir des notions de navigation qui facilitent l’utilisation d’Excel.

Vous vous souvenez que dans Word, une bonne pratique consiste à placer le texte en premier et faire les mises en formes à la fin ?
Dans Excel, si cette règle reste une bonne pratique, il peut parfois être utile de faire quelques mises en forme avant la fin. Par exemple, l’ajout des bordures donne un guide pour faciliter la reconnaissance des cellules ; autre exemple : l’application de certaines couleurs à l’ensemble du document se fait au début pour éviter d’avoir à travailler par exception plus tard.

Pour commencer assurez vous que n’êtes plus en mode édition dans la cellule A2 (si vous êtes en mode édition dans la cellule A2, appuyez sur la touche entrer/enter) . Cliquez sur A2.
Appuyez surctrlmaj+-->
Remarquez que pendant cette action, dans le nom de la cellule sélectionnée, apparait 1Rx33c

L’action que vous venez d’effectuer, sélectionne toute la deuxième ligne : celle des nombres
Appuyez sur ctrl maj+bas
Remarquez que pendant cette action, dans le nom de cellule apparaît 13Rx33c
L’action que vous venez d’effectuer garde la sélection de la deuxième ligne et sélectionne en plus toutes les lignes en face de chaque mois. Tous le calendrier est sélectionné.

Remarquez que dans le nom de la cellule, il est écrit A2. A2 reste la dernière cellule sélectionnée.

Dans le ruban du menu Accueil/Home, cliquez sur le triangle à droite du symbole des bordures/borders et sélectionnez tous les bords/all borders. Si vous ne trouvez pas, aidez vous de la copie d’écran ci-dessous:

Cliquez sur la cellule A16 pour désélectionner l’ensemble.

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Ce chapitre a pour objectif d’utiliser temporairement certaines cellules d’excel afin d’y entrer un simple calcul donnant comme information le jour de la semaine de certaines dates-clé du calendrier

Dans la cellule A16, écrivez 01/01/20, Excel doit interpréter ce texte comme étant la date du 1er janvier 2020.
Appuyez sur entrée/enter pour sortir du mode édition dans la cellule A16, la cellule A17 est alors sélectionnée (dans certain cas si les options par défaut ont été modifiées, il est possible que ce soit alors la cellule B16 qui fût maintenant sélectionnée).
Il est possible que Excel affiche des signes ####. A ce stade n’en tenez pas compte.
Placez le curseur de la souris vers le milieu de la cellule A16, et effectuez un clic droit/right click avec la souris, et choisissez format

Dans la fenêtre qui apparaît, il existe plusieurs onglets, assurez vous que l’onglet Nombre/Number est sélectionné. Dans la case catégorie/category à gauche, choisissez date/date, et dans la case type/type à droite, choisissez *mercredi 14 mars 2001.
Truc: si la boîte de dialogue ne contient pas l’onglet Nombre/Number, il est probable que vous avez effectué le clic droit alors que vous étiez encore en mode édition dans la cellule.

Cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue pour la fermer.

Il est possible que Excel affiche des signes ####, cela signifie que le texte ne tient pas dans la largeur de la cellule. Si c’est le cas, effectuez un double clic/double click entre les colonnes A et B (voir chapitre 2, rappel sur les curseurs )

A ce stade, vous découvrez que le premier janvier 2020 est un mercredi

Cliquez sur la case A17, écrivez 01/02/20 (en Europe où le format de date défini dans windows est jj/mm/aa, si vous êtes au Canada écrivez 02/01/20 pour le format mm/jj/aa).
Appuyez sur entrée/enter pour sortir du mode édition dans la cellule A17, la cellule A18 est alors sélectionnée.

Placez le curseur de la souris vers le milieu de la cellule A17, et effectuez un clic droit/right click avec la souris.
Dans la fenêtre qui apparaît, il existe plusieurs onglets, assurez vous que l’onglet Nombre/Number est sélectionnée. Dans la case catégorie/category à gauche, choisissez date/date, et dans la case type/type à droite, choisissez *mercredi 14 mars 2001.
Cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue pour la fermer.

Sélectionnez les deux cellules A16 et A17 (A ce stade, vous connaissez plusieurs façons de faire ceci.)
Tirez sur le coin inférieur droit de la cellule A17, jusqu’en A26, où vous pouvez lire mardi 1er Décembre 2020 comme sur le schéma ci-dessous (clic gauche enfoncé, voir chapitre 2 sur les curseurs)

Relâchez le clic gauche, redimensionner la colonne A si nécessaire.
Vous connaissez désormais le jour de la semaine de chaque 1er jour des 12 mois de l’année 2020.

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Sachant maintenant que le 1er janvier est un mercredi, on en déduit que les 4 et 5 janvier sont des week-ends, vous allez marquer tous les week-ends d’une case grise afin de les repérer facilement dans votre calendrier.

Avec votre souris, sélectionnez à la fois E3 et E4 qui représentent les 4 et 5 janvier 2020 de votre calendrier.

Trivialement, 7 jours plus tard sera de nouveau un week-end, vous souhaitez donc garder les 4 et 5 janvier sélectionnés, tout en sélectionnant aussi les 11 et 12 janvier. Pour ce faire, appuyez sur une des deux touches ctrl de votre clavier, puis sans relâcher cette touche, placez le curseur de la souris vers le milieu de la cellule L3 qui représente le 11 janvier et cliquer avec le bouton de gauche/left click.
Toujours sans relâcher la touche ctrl, cliquez sur M3 qui représente le 12 Janvier.
Faites de même avec les cellules S3, T3, Z3, AA3 qui représentent les autres week-ends de Janvier 2020.

A présent sélectionnez le saut remplissage/fill dans le ruban du menu accueil/home et choisissez une couleur de votre choix pour marquer les week-ends. Voir figure ci-dessous:

Bravo, vous avez déjà bien avancé ! Pensez à sauver votre document avec la combinaison de touches ctrl+s

Vous ne souhaitez pas sélectionner toutes les cases des week-ends de 2020 comme vous venez de le faire ? C’est pourquoi vous allez maintenant effectuer un premier copier/coller qui va vous permettre de prendre les 4 week-ends de janvier et les coller à d’autres mois du calendrier.

Etape 1

Cliquez sur la case E3 qui représente le samedi 4 Janvier
Sélectionnez les cases de E3 à AA3 avec votre souris. (pour les plus expérimentés, il est tentant de sélectionner avec les touches ctrl+maj+–>, mais ici ça sélectionne automatiquement jusqu’à XFD3 qui est trop loin, nous verrons plus tard comment améliorer ça)

Remarquez à nouveau qu’il est écrit 1Rx23C dans le nom de la cellule (4*7 jours+2 jours de week-end)
Appuyez sur ctrl+c (copier/copy) pour copier les 23 cases sélectionnées

Etape 2

Vous avez peut-être remarqué que les mois d’Avril et Juillet commencent aussi un mercredi (comme Janvier), ils vont donc avoir les même week-ends.
Cliquez sur la case E6 qui représente le premier samedi d’Avril
Appuyez sur la touche ctrl et tout en la gardant appuyée, cliquez sur la case E9 qui représente le premier samedi de Juillet.
Appuyer sur la combinaison de touches ctrl+v (coller/paste). Cette simple action devrait remplir 8 week-ends d’un coup comme sur le dessin ci-dessous:

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Etape 3

Vous pouvez observer que Février et Août comment le mois par un Samedi, c’est un cas simple, on peut garder la même sélection et remplir les 4 premiers week-ends des mois de Février et Août.
Pour ce faire, cliquez sur la case B4 qui représente le 1er Février
Appuyez sur la touche ctrl et tout en la gardant appuyée, cliquez sur la case B10 qui représente le premier samedi de Juillet.
Appuyer sur entrer/enter (coller/paste, remarquez la différence entre ctrl+v et entrer/enter)

Ici se présente une petite difficulté, non pas au niveau d’excel mais dans la logique du calendrier: le 22 février étant un samedi, le 29 février 2020 devrait être un Samedi aussi (le 30 février n’existe pas), de même que le 29 Aôut, et le 30 Août un dimanche.
Cliquez sur la case du 29 février AD4
Appuyez sur la touche ctrl et tout en la gardant appuyée, cliquez sur les cases AD10 et AE10 des 29 et 30 Aout.
remplissez ces 3 cases avec le saut de remplissage/fill

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Etape 4

Vous avez rempli les week-ends des mois de Janvier, Février et quelques autres. Vous avez aussi remarqué que le mois d’Août comprend 5 week-ends. Vous allez donc maintenant passer au mois de Mars. Le mois de Mars commence un dimanche, de même que le mois de novembre.
voici une façon de les remplir:
Sélectionnez les cases de C10 à AE10 avec votre souris
Appuyez sur ctrl+c, observez que vous copiez à partir du dimanche 2 août, vous n’avez en effet pas besoin d’un samedi puisque mars et novembre commencent un dimanche.
Cliquez sur la case B5 qui représente le 1er Mars.
Appuyez sur la touche ctrl et tout en la gardant appuyée, cliquez sur la case B13 qui représente le 1er Novembre.

Appuyer sur la touche entrer/enter
Vous avez rempli les week-end de 7 mois sur les 12, nous en sommes au delà de la moitié. Bravo, Tenez bon encore quelques minutes pour finir ce chapitre.

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Etape 5

Il reste Mai, Juin, Septembre, Octobre, Décembre à remplir.
dans cette dernière étape, vous allez copier un block de 5 week-ends et les placer dans ces 5 mois, voici une façon de faire:
Sélectionnez les cases de B10 à AE10 avec votre souris
Appuyez sur ctrl+c, cela copie 5 week-ends dans le buffer.
Cliquez sur la case C7 qui représente le samedi 2 Mai.
Appuyez sur la touche ctrl et tout en la gardant appuyée, cliquez sur les cases G8 (samedi 6 juin), F11 (Samedi 5 septembre), D12 (samedi 3 octobre), F14 (samedi 6 décembre).
Appuyer sur la touche entrer/enter.

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Etape 6

Bravo, ce chapitre est presque fini.
Vous pouvez constater que les colonnes AH, AI et AJ contiennent des bords et des couleurs qui ne sont pas désirés.
Pour les retirer, sélectionnez les 3 colonnes AH, AI, AJ (voir chapitre 2 sur les curseurs).
Utiliser le bouton de droite/right click de la souris, cela fait apparaître le menu contextuel de la souris.
Choisissez l’option supprimer/delete.

 

Appuyez sur home/début pour revenir au début de la feuille Excel.
Voici enfin un calendrier 2020 avec les week-end remplis. 

 

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Ce chapitre est à la fois une révision de navigation dans XL et la création de points d’arrêts.

Rappel: les 4 combinaisons de ctrl+flèche, par exemple ctrl + fleche permette de se déplacer rapidement d’une suite de cases vides jusqu’à la prochaine case remplie d’un texte ou d’une formule, et d’une suite de cases remplies vers la dernière case remplie avant une case vide. Voici un exercice pour mieux comprendre.

Exercice

La case A1 étant maintenant sélectionnée, appuyer sur ctrl+flèche en bas, la case A2 est alors selectionnée.
Appuyer à nouveau sur ctrl+flèche en bas, la case A14 est alors selectionnée.
Appuyer à nouveau sur ctrl+flèche en bas, la case A16 est alors selectionnée.
Appuyer à nouveau sur ctrl+flèche en bas, la case A27 est alors selectionnée.
Appuyer à nouveau sur ctrl+flèche en bas, vous vous retrouvez tout en bas de la feuille excel.
appuyer sur ctrl+home/début pour revenir au point de départ.

Etape 1

Retournez à la case A16 de la façon dont vous venez de le voir dans l’exercice.
Appuyez sur + +

Cet action devrait avoir sélectionné les case A16 à A27.
Appuyez sur la touche suppr/delete/supprimer du clavier, nous n’avons en effet plus besoin des dates que nous avions calculée au chapitre 8.

Etape 2

Cliquez sur la cellule AG3
Appuyer sur . (le caractère point, pas virgule)
Appuyer sur entrer/enter.
Cliquez sur la cellule AG3
Appuyez sur ctrl+c
sélectionnez de AG3 à AG14 (par exemple avec la souris)
Appuyez sur entrer/enter
Que remarquez vous?

Cliquez sur la cellule AG3
Appuyez sur ctrl+c
Cliquez sur AE4 (30 février)
Puis en maintenant la touche ctrl enfoncée, cliquez sur AF4, AF6, AF8, AF11, et AF13
Appuyez sur entrer/enter

Exercice

Pour bien comprendre l’utilité de ces points d’arrêt, placez vous en A3 et appuyez sur ctrl+ –> (ctrl + fleèche droite), ceci vous place à la fin du mois.
Appuyez sur ctrl+ –> (ctrl + fleèche droite), ceci vous place trop loin, au bout de la feuille.
revenez avec ctrl+ <– (ctrl + flèche gauche)

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Ce chapitre montre d’autre étapes possibles pour parfaire votre calendrier.

Cliquez sur la cellule A16, écrivez Week-end
Cliquez sur la cellule B16, remplissez la de la couleur des week-end
Cliquez sur la cellule A18, écrivez Jour férié
Cliquez sur la cellule B18, remplissez la d’une couleur bleu de votre choix

Maintenant que vous avez défini une couleur pour les jours férié, une solution peut-être de copier la cellule B18 avec ctrl+c, faites le.
Sélectionnez ensuite tous les jours férié dans le calendrier en cliquant avec la touche ctrl enfoncée. En 2020, il s’agit du 1er Janvier, 13 Avril, 1er Mai, 8 Mai, 1er Juin, 21 Juillet, 25 et 31 Décembre.
Il n’est pas nécessaire de remplir le dimanche de pâques ou le samedi 15 août car  les week-ends sont déjà marqué dans notre calendrier.

Le résultat obtenu peut ressembler à ceci:

Sauvez votre document en appuyant sur ctrl+s

Selon la règle qui consiste à faire les formats après avoir rempli le texte et éventuellement des formules, voici enfin des mises en forme pour rendre le document agréable.

Sélectionnez toute la feuille en cliquant sur le tringle en haut à gauche

Utiliser les options dans le ruban du menu accueil/home pour centrer tous les textes en hauteur et en largeur

Sélectionnez uniquement la colonne A, centrer les textes à droite

Cliquez sur la cellule A2, centrez la, mettre ce texte en gras
Remplissez en gris les cases qui contiennent des points.

Derniere touche

Il est parfois utile de préparer la mise en forme avant impression.
Allez dans le menu Affichage/View, sélectionnez l’icone aperçu des sauts de page/Page break Preview

Si une ligne en pointillé apparaît comme sur l’image ci dessus, tirez cette ligne à droite jusqu’à ce qu’elle disparaisse. Ceci vous assurera qu’une impression du planning sortira sur une seule page.

revenez à la vue normale, c’est fini. A vous de remplir les dates importante de votre calendrier, comme les dates de concert ou d’anniversaire.

 

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